自己流PDCAの活用例(報告書作成)

今回は(2or)3P&DCAの実例を一つご紹介させていただきます。

ちょうど昨日まで、出張でしたので、出張報告書の書き方です。

たいていのビジネス文書は、作成・提出するまでの早さが肝要で、報告書の類いも例外ではありませんね。

そこでまず3Pこと三つの計画(案)です。

①「ひな型」となるテンプレートを使う

これは、実践されている方も多いと思います。報告書は伝えるべき内容を短く、簡潔にまとめる必要があります。

私が基本としているのは、A4サイズの用紙1枚、多くても2枚に収めきるようにしています。

それを時間をかけすぎずに行うのには、ゼロから書き出すよりも、テンプレートを活用するのが効果的ですね。

②過去に提出している同様の内容の報告書を上書きする。

出張で行った仕事の内容が、ある程度ルーチンワーク的な内容であれば、過去の報告書を「上書更新」することも有効ですね。

また、上司などの提出相手が報告書に求める内容も、人によって微妙に異なることも多いので、その意味でも過去の報告書を上書して使うことは理にかなっているかと思います。

③予備内容の別紙や「未来の自分への報告書」も並行して作成する。

前者は詳細なデータや数字を求められた時に備えて、必要に応じて用意します。

後者は優先順位としては低いのですが、

提出先には伝える必要はないのですが、電車の乗り継ぎや、目的地の近くで見つけた、あるいは体験したことを好ましいことも、煩わしく感じたことも含めて、

記録し、文書化しておきます。

宿泊先のホテルとその周辺で実際に食事した飲食店、お茶やコーヒーを買ったコンビニについても記録しておきます。

次回同じ目的地の出張に行った時など意外に重宝するのです。

これなどは、旅行記のようにブログに書いて発信すると「一石二鳥」かもしれませんね。

次に実行(D)についてです。

「鉄は熱いうちに打て」と言われるように帰りの復路の新幹線などでノートPCなどを使って書いている方もおられると思いますが、私自身は結構疲れて、居眠りしてしまうことも多く、また文書を書くほどの集中力が残っていないことがありますので、必ず一晩眠って疲れのとれた翌日の午前中に、一時間ほど時間を確保して、集中して行います。

その間かかってきた電話は、社外の取引先など顧客を除き、社内の関係者からの場合は、よほど緊急の案件でないかぎり、折り返しかけることで対応しています。作成の間、不足している情報はないかどうか、チェック(C)しながら、

こうして一気に初稿を完成させます。

最後に改善(A)は、第三者の視点を借ります。完成した初稿の誤字・脱字を自分で行うことは当然なのですが、これを第三者にも協力してもらい、文書の構成や見栄えなども含めた意見やアドバイスもらいます。

こうして完成した報告書を提出していますが、「差し戻し」されることはほとんどありませんでした。

今回は報告書の作成の際の活用法でした。

長文になりましたが、読んでいただき、ありがとうございます。

次回は別の活用例を紹介させていただきます。